A Oji Papéis Especiais, braço latino-americano da holding japonesa focada na fabricação e comercialização de papéis térmicos e autocopiativos, realizou uma significativa atualização em seu sistema de gestão empresarial. A empresa migrou seu ERP SAP para a versão mais recente, o S/4 Hana, marcando um ponto de virada após três décadas operando com infraestrutura local.

O projeto de modernização foi integralmente executado pela SoftwareOne, uma provedora global de tecnologia em nuvem. Esta colaboração permitiu à Oji Papéis Especiais transicionar para um ambiente de cloud computing, alinhando-se às tendências globais de digitalização e otimização de infraestrutura. A escolha por manter as soluções SAP foi influenciada pela longa história da multinacional alemã como fornecedora do sistema de gestão da empresa, mesmo antes de sua aquisição no Brasil.

A estratégia adotada para esta migração foi o “Rise with SAP”, um programa desenhado especificamente para acelerar a jornada dos clientes para a nuvem. Agostinho Monsserrocco, CEO da Oji Papéis no Brasil, enfatizou os benefícios dessa mudança: “O modelo baseado em hardware exige aportes fixos para ciclos longos de uso. Com a nuvem, o investimento acompanha o crescimento da empresa, com maior previsibilidade”, destacou o executivo.

A decisão de modernizar o sistema foi motivada principalmente pelo objetivo de antecipar as novas exigências da reforma tributária brasileira e de superar as limitações impostas pelo sistema legado. A Oji preparou-se para essa transição com a implementação dos cálculos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que unificarão tributações complexas como PIS, COFINS, ICMS e ISS. Além disso, o novo software já está configurado para operar com o split-payment, o recolhimento automático de impostos em transações eletrônicas, aguardando apenas a liberação do governo federal.

Além dos aspectos fiscais e tecnológicos, a modernização do sistema de gestão também considerou a cultura organizacional da Oji, que preza por relações de longo prazo com seus fornecedores estratégicos. O roadmap do projeto incluiu a transferência de dados e processos para o novo ambiente digital, com foco em maior flexibilidade, escalabilidade e, crucialmente, conformidade com as novas regulamentações.

Entre os resultados mais notáveis do projeto, destacam-se a redução de gastos com armazenamento e a diminuição do tempo dedicado ao gerenciamento de processos. Um dos feitos mais relevantes foi o saneamento da base de dados da companhia, que foi drasticamente reduzida de aproximadamente 7 terabytes para cerca de 200 gigabytes após a migração, eliminando informações sem relevância operacional e otimizando o espaço.

Do ponto de vista operacional, a atualização do sistema impactou positivamente a interação dos usuários com as informações, simplificando processos e tornando o acesso aos dados mais intuitivo. A nova solução concentra dados que anteriormente estavam dispersos em diferentes áreas, ampliando significativamente a capacidade de análise e acompanhamento de indicadores de desempenho.

Apesar dos benefícios, o projeto enfrentou desafios, principalmente relacionados à adaptação dos colaboradores às mudanças nos processos e nas rotinas de trabalho. Monsserrocco abordou essa questão: “Em um primeiro momento, surgem receios sobre a substituição de funções, o que é comum em projetos dessa natureza. Com o avanço da implantação, esse entendimento foi sendo superado”, explicou.

Após a conclusão da migração do ERP e a fase de estabilização do novo ambiente, a Oji Papéis Especiais está agora preparada para implementar as novas regras tributárias assim que forem oficializadas pelo governo. Monsserrocco reiterou a importância da parceria: “Foram etapas complementares, que envolveram a modernização do sistema, sua consolidação e, na sequência, a preparação para o novo modelo fiscal. A SoftwareOne esteve presente ao longo de todo esse percurso.”

A Oji Papéis Especiais, com sede em Piracicaba, São Paulo, iniciou suas operações no Brasil em 2011. Faz parte do grupo global Oji Holdings Corporation, fundado no Japão em 1873, com presença em mais de 300 unidades industriais globalmente. Líder no segmento de papéis especiais na América Latina, a empresa produz materiais essenciais para o cotidiano, como cupons fiscais, contas de serviços, bilhetes e etiquetas logísticas, empregando cerca de 800 colaboradores diretos e indiretos em sua operação brasileira.

A SoftwareOne, parceira no projeto, tem sede na Suíça e conta com aproximadamente 7,7 mil especialistas em tecnologia distribuídos em 90 países. A empresa oferece soluções de mais de 7,5 mil fabricantes, atendendo a mais de 65 mil clientes globalmente, e possui escritórios no Brasil desde 1985 em cidades como São Paulo, Belo Horizonte, Recife, Curitiba e Rio de Janeiro.

Fonte: TECNOLOGIA – Baguete